No.143 ｜ 2024年8月号

超あぶないぞ！「 OFFICE アプリ」印刷データ作成ガイド ①

OFFICE アプリと印刷データ

　一般的に良く利用されているアプリに OFFICE アプリがあります。
　ワード・パワーポイント・エクセルなどが使用でき、直感的に操作できるので広く親しまれているソフトと言えます。OFFICE アプリはその成り立ちを考えると社内文書の作成や閲覧をスムーズにする為に開発されたソフトと言えます。そのため書体バケや体裁崩れなどはあまり気にしていないソフトと言っても過言ではありません。
　当然です！書体が変わろうが体裁が多少崩れようが内容が伝われば良いのですから。これが印刷会社を苦しめているのです。

何故体裁崩れや書体バケが起こるのか？

　大きく分けて 4 つの要素が絡みます。

❶ 起動する OS の違い（ windows7・10・11 などのバージョン違い）

❷ ア プ リ の バー ジョ ン の 違 い（ OFFICE2013・2016・OFFICE356・それ以前のバージョンなどの違い）

❸ 初期で設定されているプリンタドライバーの違い（エプソン・キャノン・HP など）

❹ ワードの使い方の上手・下手（下手な作りはやたら空改行やスペースで作ってある。改ページの際も空改行で次ページに移している。ポジション調整もタブなど使わずスペースで調整など。）

　この 4 つが大きく影響します。当然 PC にインストールされている FONT の違いも重要です。
　こういった要素が絡み合い書体バケや体裁崩れが起こってくるのです。
　あなたも今現在開いているワード文書がオリジナルと同じ見え方をしているかは疑問です。でも多少違っていても内容は伝わりますよね！ しかし印刷原稿と考えると大問題なのです。
　文字バケ・体裁崩れのまま印刷されてしまうとクレームの対象になり、最悪の場合、印刷のやり直しに繋がります。ワードやパワーポイントのオリジナルで入稿された場合簡単に起こってしまう事故なのです。
　書体が変わっても何も通知してくれません。体裁崩れも同じです。
　体裁崩れで言うとヨコ組よりタテ組の方が起こりやすいです。おそらくタテ組は日本特有で日本で追加された機能だからと思われます。

印刷会社が使うアプリ

　私たち印刷会社が使用しているアプリは開く環境に必要なFONT が無い場合警告を表示してくれます。
　また必要画像等も不足している場合警告してくれます。
　入稿されたオリジナルデータでも開く環境に不備がある場合即時に警告を出してくれるので不備を見落とす事がありません。不備の箇所も即時に表示してくれます。安心感が違います。

PDF での入稿を習慣づけよう

　OFFICE アプリにもバージョン 2007 以降 PDF で書き出す機能が備わっています。
　特に変換ソフトも必要ありません。OFFICE 自体が持っている機能です。
　バージョンによって少しやり方が違うので右記 URL を参照して下さい。元データを作成した PC から PDF を書き出すのが一番安全と言えます。体裁くずれは起こりません。もちろん文字バケも起こりません。
　オフィスアプリで作成したものは PDF にエクスポートして入稿する事がトラブルを避ける一番の方法と言えます。難しさは皆無です。
▼ 下記 URL に PDF の書き出し方が解説されています
https://www.sugusu-ru.com/guide/nyukou_office.html

今回はワードを中心に記載させて頂きました。次回はパワーポイントを中心にお話しさせて頂こうと思っています。

（業務部デジタル部門　本郷 正幸）

ワードでのフォント確認の仕方

　下の図解のようにしてフォントが変わっていないか確認します。
　自分から確認にいかないと分かりません。
　何度も言うようですが警告は何もしてくれません。

　このようにフォントが変わっている事を確認するのにかなり奥のタブまで表示する必要があります。

(続きはこちら→)